Convertire da XML in PDF: come fare in una guida semplice

Convertire da XML in PDF: come fare in una guida semplice

Hai bisogno di convertire da XML in PDF? Probabilmente, la tua azienda dispone di database di grandi dimensioni e devi convertirli in un formato leggibile, oppure hai bisogno di generare in batch i documenti d’ordine per i clienti. Puoi farlo rapidamente convertendo un file XML in PDF!

Se non sei completamente sicuro di cosa significhi, non preoccuparti. Entro la fine di questo articolo, capirai i file XML, i file PDF e imparerai…

come convertire da XML in PDF

Ma continua a leggere questo articolo e scopri di più su come fare.

Cos’è un file XML?

XML è un linguaggio di markup utilizzato per codificare documenti da leggere sia per i programmi per computer che per le persone. Questo tipo di file è estensibile ed è stato creato dal W3C, lo stesso gruppo che gestisce lo standard per HTML.

Cosa significa questo? XML, o linguaggio di markup estensibile, utilizza i tag tra parentesi come fa l’HTML, ma questi tag sono completamente personalizzati e auto-definiti. Il potenziale è illimitato fintanto che un’altra macchina o programma sa come leggerlo ed elaborarlo.

Ad esempio, le informazioni di un cliente in un database XML potrebbero essere espresse come:

<client>

     <name> John Doe </name>

     <email> JohnDoe@inter.net </email>

</client>

Hai solo bisogno di un semplice editor di testo per creare file XML, ma puoi anche visualizzarli in un browser web o gestirli con un editor online. Vari software possono anche esportare dati in file XML. Inoltre, un file XML può funzionare come un database, ma può fare anche di più. Può definire l’intera struttura di un documento. Ad esempio, Microsoft Office utilizza XML per supportare la struttura dei documenti .docx.

Ciò significa che XML può generare menu, elenchi di clienti, fatture, moduli d’ordine e altro ancora. L’esportazione di informazioni dai sistemi aziendali in XML consente di creare database, modelli e documenti leggeri e personalizzati.

Cos’è un file PDF?

I file PDF, o file di documenti portatili, sono tipi di file comuni e di facile accesso. Piuttosto che condividere un file di Microsoft Word con i clienti, dove alcune persone non hanno accesso a Word, è più facile condividere un file che tutti possono aprire. Infatti, i PDF conservano il formato di un documento ma lo rendono quasi come un’immagine. Questo è ottimo se intendi creare stampe di alta qualità di riviste, menu o materiale di marketing.

Tuttavia, sebbene esistano moduli PDF modificabili, i PDF sono principalmente pensati per essere visualizzati e non modificati. Ciò aggiunge molta sicurezza quando si inviano fatture e contratti digitali, in cui è possibile consentire ai clienti di visualizzare il PDF e quindi firmare e inviare il pagamento tramite un portale sicuro.

Perché convertire da XML in PDF?

La conversione da XML a PDF aggiunge molta praticità e velocità ai processi aziendali. Solo nella gestione dei file, XML consente alla tua azienda di gestire database di grandi dimensioni e tipi di documenti in file di piccole dimensioni.

Un file XML è facile da esportare direttamente dai sistemi della tua azienda e la maggior parte degli altri tipi di database viene convertita in XML senza problemi. La conversione da XML a PDF consente quindi, di elaborare in batch centinaia di documenti alla volta. Anziché generare contratti client ricorrenti uno alla volta, puoi eseguire il rendering e salvare tutti i contratti ricorrenti in un set.

Il rendering come PDF rende conveniente la condivisione interna aziendale e con i clienti. Sia che il personale o i clienti stiano lavorando su Windows, OSX o su un dispositivo mobile, i PDF possono essere visualizzati senza software proprietario. Inoltre, poiché i sistemi aziendali cambiano e si aggiornano, non dovrai preoccuparti di gestire l’accessibilità dei file.

Come convertire da XML in PDF

Esistono molte soluzioni di “conversione” online, sebbene la maggior parte di esse non riesca a fornire una vera conversione da XML a PDF. Innumerevoli software offrono la possibilità di convertire XML in PDF, ma tutto ciò che fanno è “stampare” file XML come file PDF.

In verità, la maggior parte dei sistemi operativi ti consente di farlo in modo nativo. Invece di inviare documenti a una stampante, invii i documenti a un dispositivo interno che riproduce la stampa come PDF. Il file viene quindi salvato sul computer invece di stamparlo su carta.

Per convertire da XML in PDF, è necessario un software che interpreti le informazioni nel documento XML e lo utilizzi per eseguire il rendering del nuovo documento necessario. Ciò richiede un’attività di configurazione. Poiché XML è un linguaggio personalizzato, è necessario “insegnare” al software come convertire il file.

È necessario prima definire il modello di documento. È inoltre necessario definire le regole e le condizioni per l’output desiderato. Ad esempio, devi istruire il software dicendogli se determinati client devono essere ignorati o quali campi appartengono a una tabella.

Un ottimo software per convertire da XML a PDF ti consentirà di elaborare più documenti XML contemporaneamente. Ad esempio, un file XML può essere utilizzato per eseguire il rendering di importanti informazioni sul documento e un altro può essere utilizzato per “stampa unione” di un ampio elenco di clienti. Puoi creare l’intero batch in un unico passaggio.

Considerazioni sulla conversione

A seconda delle tue esigenze specifiche, vuoi assicurarti che il software scelto le soddisfi tutte. Un eccellente software di conversione da XML a PDF avrà alcune caratteristiche chiave. Innanzitutto, vuoi un’interfaccia grafica facile da usare. Un buon designer visivo ti consentirà di lavorare con l’XML mentre definisci nuovi tipi di documenti e modelli.

Successivamente, vuoi flessibilità. Alcuni software convertono solo XML in PDF. Tuttavia, saranno utili anche altri input e output. A seconda di come cresce la tua azienda e cambia il tuo software interno, desideri una soluzione di conversione che crescerà con te.

Alcuni input e output da considerare sono JSON, XSL, HTML, Word e Powerpoint.

Infine, assicurati che il software scelto riproduca i colori nel formato corretto. Se vuoi stampare i tuoi documenti e la coerenza del colore è importante per il tuo marchio, questa è una caratteristica essenziale.

Conclusione

XML è un formato versatile per la gestione dei dati all’interno della tua azienda. Con il giusto software di conversione, puoi sfruttare XML per generare facilmente documenti PDF per il tuo personale e i tuoi clienti.

Speriamo che questo articolo ti abbia aiutato a imparare a convertire da XML in PDF! In tal caso, continua a leggere i nostri articoli per istruzioni utili e altro ancora.